Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales GRAIMCOLPolíticas de PrivacidadPOLITICAS

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA EMPRESA: GRANDES IMPRESIONES DE COLOMBIA S.A.S

OBJETO SOCIAL: ALQUILER DE IMPRESORAS Y FOTOCOPIADORAS.

ACTIVIDAD PRINCIPAL: ALQUILER Y ARRENDAMIENTO DE OTROS TIPOS DE MAQUINARIA, EQUIPO Y BIENES TANGIBLES N.C.P.

ACTIVIDADES SECUNDARIAS: ACTIVIDADES DE CONSULTORÍA INFORMÁTICA Y ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN DE INSTALACIONES INFORMÁTICAS

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: Colombia, Floridablanca, Santander.

CORREO ELECTRÓNICO: gerencia@graimcol.co

TELEFONO: +57 321 4083083

INTRODUCCIÓN

GRAIMCOL, se dedica al alquiler de impresoras y fotocopiadoras, mantenimientos de impresoras, comercialización de suministros.

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 mediante el presente documento se adopta la POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES con el propósito de proteger la información personal brindada por los socios, voluntarios, donadores y cualquier otra persona natural de la cual GRAIMCOL, obtenga o trate información personal.

La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, cancelar y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de GRAIMCOL, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional.

OBLIGACIONES DE GRAIMCOL FRENTE A LOS TITULARES DE LOS DATOS

La empresa reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares y que únicamente ellos podrán decidir sobre éstos. En este sentido, se hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea autorizado.

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la Empresa, los siguientes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
GRAIMCOL hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

DEFINICIONES

Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables.

Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: (i) suscriptores/(ii) miembros, beneficiarios, socios, visitantes, voluntario y todas aquellas personas no vinculadas a GRAIMCOL de quien se haga tratamiento de los datos personales.

Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.

Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.

Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.

Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.

Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.

Habeas data: Es la facultad que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales.

Transmisión: Es la comunicación de los datos personales cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del encargado por cuenta del responsable.

Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”

Formas de recabar los datos personales: GRAIMCOL podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios:

FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS Y FINALIDAD

La recolección de datos personales se realizará de las siguientes formas:

Formulario de Contacto: Se solicitan los siguientes datos personales: Email, para responder a los requerimientos de los usuarios de GRAIMCOL. Por ejemplo, puedo utilizar esos datos para responder a tu solicitud y dar respuesta a las dudas, quejas, comentarios o inquietudes que puedas tener relativas a la información incluida en la web, los servicios que se prestan a través de la web, el tratamiento de sus datos personales, cuestiones referentes a los textos legales incluidos en la web.

Formulario de suscripción a contenidos:
Solicito los siguientes datos personales: Nombre, Email, para gestionar la lista de suscripciones, enviar actualizaciones y mantenerte informado sobre nuevo contenido .

Estadística y análisis:
Gestionado por Google Analytics, el cual es un servicio analítico de web prestado por Google, Inc. Google Analytics utiliza «cookies», que son archivos de texto ubicados en tu ordenador, para ayudar a este sitio web a analizar el uso que hacen los usuarios del sitio web. La información que genera la cookie acerca de el uso de que haces al navegar por esta página (incluyendo tu dirección IP) será directamente transmitida y archivada por Google en los servidores de Estados Unidos, el cual cuenta con su propia Política de privacidad y es integrante del acuerdo «Privacy Shield».

Alojamiento web:
Esta web trabaja bajo la plataforma de alojamiento de Latinoamérica hosting.

La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de usuarios de GRAIMCOL. tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad.

Sin embargo, para poder desarrollar el objeto social de la empresa, de igual forma se podrá hacer el tratamiento de los datos para las siguientes finalidades:

Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de GRAIMCOL

Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web, sobre los proyectos y actividades de la Corporación

Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página web.

Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.

Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.

Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.

Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de GRAIMCOL ; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.

Remitir información a los Encargados del tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de GRAIMCOL.

DERECHOS DE LOS TITULARES

En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente los siguientes derechos:

Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.

Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.

Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.

Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento.

Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.

Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.

Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Derecho a ser informado por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:

Previo: La autorización debe darse antes de proceder con el tratamiento.

Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.

Informado: El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y los efectos que pueden derivarse del tratamiento de los mismos.

Todos los visitantes de las Plataformas de GRAIMCOL deben registrarse y autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los servicios ofrecidos. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla que dice “Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios de GRAIMCOL.

CANALES DE ACCESO

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, GRAIMCOL. habilitará canales de acceso para los Titulares.

Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos de GRAIMCOL, se harán por cualquiera de los siguientes medios:

Vía electrónica: gerencia@graimcol.co o por medio del formulario de contacto de la página web, https://www.graimcol.co/

Vía telefónica: +57 321 4083083

PROCEDIMIENTO LEGAL PARA CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS

Las consultas, quejas o reclamos podrán ser presentados a través de un documento con las características que se describen en cada uno de los supuestos o mediante el formulario de consultas quejas y reclamos que podrán consultar en, https://www.graimcol.co/ o al correo: gerencia@graimcol.co

Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas, GRAIMCOL dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que esta se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

GRAIMCOL, no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:

Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias.

No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

El acceso, circulación y tratamiento de datos sensibles será restringido, limitado y con medidas de seguridad rigurosas de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES

GRAIMCOL, procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. El uso de la plataforma solo es para mayores de edad. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años con capacidad jurídica quieran usar el servicio deberán contar la autorización expresa por parte de su representante legal.

De presentarse el tratamiento de datos de menores de edad, GRAIMCOL garantizará, como Responsable del Tratamiento, que dichos datos personales serán tratados adecuadamente, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos personales vigentes.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y requisitos.

Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
Se valorará la opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y autonomía debidas para entender el asunto.
En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.

MODIFICACIONES

GRAIMCOL, se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento, modificaciones en las presentes políticas de privacidad y adaptarlas a nuevas disposiciones legales o jurisprudenciales. El titular está de acuerdo y conforme en que cualquier cambio a este Aviso de Privacidad o a las políticas de privacidad sea notificada por cualquier medio por GRAIMCOL. Es obligación del titular estar atento a dichas notificaciones a fin de verificar la versión más actual del Aviso de Privacidad.

VIGENCIA

Los datos personales proporcionados se conservaran mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información.
Los datos personales proporcionados se conservaran mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
Los datos personales proporcionados se conservaran durante un plazo de 12 meses a partir de la última confirmación de el titular de los datos.